Quelle machine à café choisir pour le bureau ?

Les critères essentiels pour une machine adaptée au bureau

Avant de choisir un modèle de machine à café professionnelle, il est indispensable de définir les besoins réels de l’entreprise. Une machine inadaptée peut transformer la pause café en contrainte quotidienne, avec des recharges trop fréquentes, des temps d’attente rallongés, des pannes prématurées ou des frais supplémentaires.

Capacité et fréquence d’utilisation quotidienne

Le premier critère à évaluer est le nombre de cafés consommés chaque jour. Une machine de petite capacité installée dans une équipe consommatrice sera vite saturée (remplissage d’eau et de café plusieurs fois par jour, bac à marc à vider trop souvent, entretiens rapprochés). À terme, cela entraîne une perte de temps mais aussi une durée de vie écourtée de la machine. Mieux vaut investir dès le départ dans un modèle capable d’absorber le volume réel de boissons.

Le nombre de cafés consommés dépend bien sûr de la taille de l’entreprise, mais il est possible de définir quelques repères pour guider le choix d’une machine adaptée :

• Moins de 10 salariés : entre 10 et 20 cafés par jour
• 10 à 20 salariés : entre 20 et 40 cafés par jour
• 20 à 50 salariés : entre 40 et 80 cafés par jour
• 50 à 100 salariés : entre 80 et 150 cafés par jour
• Plus de 100 salariés : au-delà de 150 cafés par jour, avec souvent la nécessité de plusieurs machines ou d’un distributeur automatique

Un autre élément de vigilance concerne l’usage professionnel d’une machine domestique. Il est essentiel de vérifier que la garantie s’applique, car de nombreux fabricants refusent toute prise en charge en cas de panne si l’appareil a été utilisé en dehors du cadre privé.

Budget et coût par tasse

Le prix d’achat d’une machine ne suffit pas à évaluer son intérêt pour une entreprise. C’est le coût global par tasse qui permet de mesurer la rentabilité réelle sur plusieurs années. À première vue, une machine à capsules peut sembler attractive, car elle est souvent moins chère à l’acquisition et son installation ne demande aucun aménagement particulier. En revanche, chaque capsule revient en moyenne entre 0,30 € et 0,50 €, alors qu’un café en grains coûte généralement autour de 0,10 € à 0,12 € la tasse.

Les machines automatiques à grains demandent un investissement initial plus élevé, mais elles permettent de réduire considérablement le coût par boisson. À long terme, elles s’avèrent donc bien plus économiques, surtout pour les structures où la consommation est régulière et importante. Ce calcul doit aussi intégrer l’entretien, les produits de nettoyage et, selon les modèles, la gestion du lait frais ou en poudre. Une entreprise qui anticipe ces dépenses évite les mauvaises surprises et choisit une solution réellement adaptée à son rythme de consommation.

Facilité d’utilisation et d’entretien

Une machine professionnelle doit rester simple à gérer au quotidien. Les modèles qui distribuent uniquement du café demandent peu d’entretien, tandis que les machines proposant aussi des boissons lactées nécessitent davantage de rigueur. Lorsqu’elles fonctionnent avec du lait frais, il faut prévoir un petit réfrigérateur dédié et un nettoyage quotidien de la buse avec un produit adapté. Les solutions à base de lait en poudre se révèlent plus pratiques pour les structures moyennes ou grandes, car elles évitent les contraintes de conservation.

Plus globalement, une machine pensée pour un usage intensif doit disposer de bacs faciles à vider, de programmes automatiques de rinçage et d’un accès simple aux réservoirs d’eau. Cela garantit une utilisation fluide, sans perte de temps pour les équipes. Dans ce type de situation, la location peut constituer une alternative intéressante, car elle inclut souvent un service complet : installation, entretien régulier et prise en charge en cas de panne. Ce type d’offre assure à l’entreprise une tranquillité d’esprit, tout en limitant les interruptions de service.

Les conseillers MaxiCoffee dédiés aux clients professionnels pourront vous aider à définir vos besoins et vous orienteront vers la meilleure solution de machine à café pour votre entreprise ainsi que l’offre la plus adaptée à vos attentes. N’hésitez pas à les contacter !

Les différents types de machines professionnelles

Le choix d’une machine à café pour son entreprise dépend autant du volume quotidien que des habitudes des collaborateurs. Certaines entreprises privilégient la variété et la simplicité, d’autres recherchent avant tout la qualité en tasse ou la capacité à servir un grand nombre de cafés sans interruption. Tour d’horizon des principales solutions disponibles.

Machine automatique à grains professionnelle : le choix haut de gamme

La machine à grains est la solution la plus qualitative pour l’entreprise. Elle prépare chaque café à partir de grains fraîchement moulus, offrant un résultat en tasse riche en arômes. Ces machines conviennent à toutes les tailles de structures grâce à une large gamme de modèles.

Certaines disposent de plusieurs bacs à grains pour proposer différents cafés, voire d’une trappe à moulu pour le décaféiné. Elles permettent aussi de préparer de nombreuses recettes, du simple expresso au cappuccino.

Leur coût d’acquisition est plus élevé, mais elles se rattrapent par un coût par tasse bien inférieur à celui des capsules.

Avantages

• Café fraîchement moulu, qualité optimale en tasse ;
• Large choix de recettes (expresso, café long, cappuccino, etc.) ;
• Coût par tasse faible sur le long terme ;
• Adaptée à toutes les tailles d’entreprises ;
• Possibilité de plusieurs bacs à grains ou trappe à moulu pour varier les cafés.

Inconvénients

• Prix d’achat plus élevé que les machines à dosettes ;
• Entretien plus régulier, surtout avec boissons lactées ;
• Installation parfois plus contraignante (réseau d’eau, espace dédié).

Machine à capsules : la solution pour les petites entreprises

Les machines à dosettes séduisent par leur simplicité et leur variété de cafés. Elles sont particulièrement adaptées aux petites structures qui consomment moins de 30 à 40 cafés par jour. Le coût par tasse est plus élevé que pour une machine à grains, mais le prix d’achat reste abordable et elles ne nécessitent pas de mise en place complexe.

Leur principal inconvénient réside dans les déchets générés par les capsules et dans la qualité en tasse, généralement inférieure à celle du café fraîchement moulu.
Dans un petit lieu de travail, elles constituent toutefois une alternative pratique, surtout lorsque les collaborateurs souhaitent varier les goûts ou disposer d’une solution sans entretien lourd.

Avantages

• Simplicité d’utilisation au quotidien ;
• Variété des cafés disponible selon les envies ;
• Prix d’achat initial abordable ;
• Faible encombrement, installation rapide ;
• Peu d’entretien nécessaire.

Inconvénients

• Coût par tasse élevé (jusqu’à 3 à 5 fois celui du café en grains) ;
• Qualité en tasse inférieure au café fraîchement moulu ;
• Production limitée à 30–40 cafés/jour ;
• Déchets importants liés aux capsules, nécessitant un recyclage.

Distributeurs automatiques : pour des entreprises à grande capacité

Pour les entreprises de taille importante ou les lieux recevant du public (salles d’attente, établissements scolaires, sites industriels), le distributeur automatique est une solution adaptée. Capable de délivrer plusieurs centaines de boissons par jour, il propose du café mais aussi du thé, du chocolat chaud ou encore des boissons lactées. Relié directement au réseau d’eau, il réduit les interventions humaines et assure une disponibilité quasi permanente.

Le distributeur automatique demande un investissement conséquent, mais il garantit une continuité de service pour des volumes élevés, là où une machine classique atteindrait rapidement ses limites.

Avantages

• Très grande capacité (plusieurs centaines de boissons par jour) ;
• Large gamme de boissons : café, thé, chocolat, boissons lactées ;
• Relié directement au réseau d’eau, donc peu de manipulations ;
• Solution adaptée aux lieux publics et grandes structures ;
• Disponibilité quasi permanente.

Inconvénients

• Investissement initial élevé ;
• Encombrement plus important qu’une machine classique ;
• Nécessite un entretien professionnel régulier ;
• Moins de convivialité que les petites machines de bureau.

Les autres solutions

En dehors des machines à grains, à capsules ou des distributeurs, il existe des alternatives qui trouvent leur place dans certains environnements professionnels. La cafetière filtre professionnelle est idéale pour servir un café en grande quantité, notamment lors de réunions ou dans les collectivités. Avec un pichet isotherme, le café reste chaud pendant plusieurs heures.
Le percolateur professionnel , quant à lui, fonctionne comme une cuve équipée d’un filtre permanent. Il permet de préparer plusieurs litres de café à la fois, souvent utilisé en hôtellerie ou lors de séminaires. Ces solutions sont moins flexibles en termes de recettes, mais elles conviennent parfaitement aux contextes où l’on cherche avant tout à servir beaucoup de café simplement et rapidement.

Quelles sont les meilleures machines à café professionnelles ? 

Pour découvrir les meilleures machines à café professionnelles nous vous proposons de découvrir une sélection de machines de deux marques différentes mais renommées : Jura et Kottea.

Jura : l’excellence pour tous les profils de consommation

Jura incarne l’excellence dans le domaine des machines à grains professionnelles. Réputée pour sa qualité en tasse incomparable et ses technologies innovantes, la marque propose une gamme complète capable de s’adapter à tous les volumes de consommation, de la petite équipe à la grande entreprise. Ces machines ont également l’avantage d’être conçues pour durer, avec une maintenance souvent optimisée pour les environnements professionnels.

Machines adaptées aux TPE et petits bureaux (15–20 cafés/j)

Idéales pour les petites équipes, les machines Jura offrent un café de qualité professionnelle tout en restant simples d’utilisation pour un usage quotidien modéré.

Machines pour bureaux et petites entreprises (30–60 cafés/j)

Conçues pour des bureaux plus actifs, ces machines Jura allient également performance et rapidité pour fournir un café savoureux tout au long de la journée.

Machines pour grandes consommations (plus de 100 cafés/j)

Parfaites pour les environnements à forte demande, ces machines Jura garantissent fiabilité et constance, même pour de grandes quantités de cafés quotidiennement.

Kottea : le choix malin et évolutif

Kottea se démarque par son excellent rapport qualité-prix, proposant des machines à grains professionnelles fiables et accessibles. Très vite adoptée par les petites structures, la marque a su étoffer sa gamme pour proposer des modèles capables de répondre à des consommations plus importantes, tout en restant compétitive financièrement.

Machines adaptées aux TPE et petits bureaux (15–20 cafés/j)

Kottea propose des machines idéales pour les petites structures, offrant un café de qualité professionnelle avec un fonctionnement simple et pratique.

Machines pour bureaux et petites entreprises (30–60 cafés/j)

Adaptées aussi aux bureaux actifs, les machines Kottea combinent rapidité et performance pour un café délicieux à chaque pause.

Machines pour moyennes entreprises (50–80 cafés/j)

Pour les entreprises de taille moyenne, Kottea garantit un service rapide et efficace, avec une qualité de café constante.

Machines pour grandes consommations (plus de 100 cafés/j)

Conçues pour les usages intensifs, Les machines Kottea peuvent aussi répondre à des plus gros besoins, avec robustesse et performance.

Location ou achat : quelle solution privilégier pour une machine à café professionnelle ?

Investir dans une machine à café professionnelle peut représenter un budget conséquent, surtout pour les modèles à grains haut de gamme. Deux options se présentent alors aux entreprises : l’achat ou la location.

L’achat offre une maîtrise totale de l’équipement mais mobilise un capital important dès le départ et impose de gérer la maintenance.

À l’inverse, la location permet d’étaler les coûts et de bénéficier de services intégrés qui simplifient le quotidien. C’est dans ce cadre que nous proposons notre offre Sérénité, pensée par et pour des professionnels.

Avantages du service de location tout inclus pour les entreprises

Avec l’offre Sérénité, nous proposons aux entreprises une solution clé en main qui simplifie la gestion du café au bureau. La machine est installée et couverte par une garantie étendue pendant toute la durée du contrat, avec une intervention rapide en cas de panne et le prêt d’un appareil de remplacement si nécessaire. L’approvisionnement est également facilité grâce à la livraison automatique de café , ajustée à la consommation réelle, ce qui évite toute rupture de stock et assure une continuité de service.

Nous mettons aussi en avant un avantage supplémentaire pour les équipes : chaque salarié peut bénéficier de réductions personnelles sur notre site MaxiCoffee.com. Enfin, grâce à un abonnement mensuel clair et transparent, les entreprises maîtrisent leur budget tout en gardant la possibilité de faire évoluer la solution si leurs besoins changent.

Faut il rajouter des éléments avec une machine à café ? 

La machine à café est l’élément central, mais elle peut être accompagnée d’accessoires et de produits qui enrichissent la pause et favorisent la convivialité. Parmi les plus courants, on retrouve :

• Les accessoires pratiques : touillettes, gobelets, lots de tasses ou verres, ainsi que des sachets de sucre pour simplifier le service.
• Les alternatives au café : chocolat en poudre en sachets, apprécié par ceux qui ne consomment pas de café ou souhaitent varier les plaisirs.
• Les en-cas gourmands : biscuits et chocolats, qui transforment la pause en un goûter improvisé.
• Les options de personnalisation : sirops pour café ou pour l’eau, permettant de varier les saveurs et d’offrir davantage de choix aux collaborateurs.

Ces compléments contribuent à créer un véritable espace de convivialité autour de la machine à café, qui contribue à fédérer et motiver vos équipes.

Une machine à café est-elle considérée comme un équipement de bureau ?

La machine à café fait partie intégrante des équipements de bureau. Elle répond à un besoin collectif et favorise le bien-être des collaborateurs, au même titre que d’autres installations dédiées au confort. En ce sens, elle dépasse son statut d’appareil électroménager pour devenir un véritable outil de cohésion et un levier de convivialité au sein de l’entreprise.

Choisir une machine à café pour le bureau, c’est avant tout penser au confort des équipes et à la qualité de leurs pauses. Le bon modèle dépend du nombre de cafés servis chaque jour, du type de boissons attendu et du budget que l’entreprise souhaite y consacrer. Avec un choix adapté, la machine ne se limite plus à préparer du café : elle devient un point de rencontre, favorise la convivialité et contribue à une meilleure ambiance de travail.